Assistant(e) du Directeur Général (H/F) - Brazzaville

Job Description

Rattaché(e) à la Direction Générale, l’Assistant(e) du DG joue un rôle clé dans la fluidité des opérations administratives, la coordination interne et le bon fonctionnement des activités de la Direction Générale. À ce titre, ses principales responsabilités incluent :

Responsibilities

• **Support opérationnel à la Direction Générale**
• Accueil des visiteurs, partenaires et prestataires
• Gestion de l’agenda du DG : planification, priorisation des rendez-vous, coordination des réunions stratégiques ;
• Préparation et organisation des réunions des instances de gouvernance (CODIR, Conseil d’Administration, Comités divers), incluant la préparation des supports, la logistique, la prise de notes et la rédaction des comptes rendus ;
• Rédaction des correspondances administratives ;
• Mise à jour régulière de la base de données des contacts professionnels de la Direction Générale ;
• Interface entre la Direction Générale et les différents interlocuteurs (internes et externes).

• **Gestion Administrative et Coordination**
• Assurer la gestion du courrier (réception, enregistrement, suivi, diffusion et archivage) ;
• Garantir une gestion documentaire rigoureuse, incluant le classement physique et électronique des dossiers, la traçabilité et la confidentialité des informations ;
• Apporter un appui administratif transversal aux différentes directions ;
• Assurer l’interface avec l’agence BCD pour l’organisation des déplacements professionnels (billets, réservations, lettres d’invitation, ordres de mission, etc) ;
• Coordonner la logistique des visites officielles et événements internes/externes, et gérer les aspects opérationnels.

• **Gestion des moyens généraux et communication**
• Assurer la gestion et le suivi des approvisionnements en fournitures administratives, en veillant à l’optimisation des stocks et à la continuité de service ;
• Etablir et faire le suivi des bons de commande de la Direction Générale et s’assurer de la mise en paiement des factures suivant le routing interne ;
• Référent du dispositif Gift & Entertainment, en assistant le DG dans la gestion des cadeaux/ invitations d'entreprise, incluant entre autres : commande, préparation et suivi / dispatching, contrôle des réception, etc, en conformité aux politiques internes, aux standards de gouvernance ainsi qu’aux exigences éthiques du Groupe ;
• Piloter les actions de communication interne, incluant la consolidation des données pour les newsletters internes, l’animation des publications via les canaux du Groupe dans le cadre de la valorisation des activités et événements, ainsi que la diffusion de l’information auprès des collaborateurs.

Profil recherché

Formation : Bac+2/3 en Assistanat de Direction, Gestion Administrative, Administration des Entreprises ou discipline équivalente ;

Expérience : Expérience confirmée de 3 à 5 ans à un poste similaire, idéalement au sein d’un environnement industriel ou d’une organisation matricielle/internationale.

Langue : Français et Anglais courant.

Outils : Excellente maîtrise du Pack Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Bonne maîtrise des outils collaboratifs (Teams, SharePoint, etc.). Une connaissance d’outils de gestion documentaire ou d’un ERP serait un atout.

Compétences & qualités requises

• Excellente gestion des priorités, réactivité et respect des délais
• Discrétion et confidentialité
• Très bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles
• Capacité à anticiper les besoins et à proposer des solutions
• Aisance dans un environnement dynamique et multiculturel
• Esprit d’équipe et sens du service
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec efficacité
• Orientation résultats : souci de qualité et d’excellence opérationnelle.

How to Apply

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